Softphone : téléphonez depuis votre ordinateur et votre smartphone avec votre numéro professionnel

Pendant longtemps, téléphoner pour son travail supposait d’être assis devant son poste fixe. Aujourd’hui, vos collaborateurs travaillent sur un ordinateur portable, entre deux rendez-vous, parfois depuis chez eux. La softphonie suit ce mouvement : la ligne n’est plus attachée à un appareil, mais à la personne.

Cette page explique ce qu’est un softphone, comment il fonctionne, ce qu’il change par rapport à un poste de bureau, et comment choisir entre un logiciel gratuit et une solution de softphone conçue pour l’entreprise, intégrée à votre service de téléphonie VoIP.

Qu’est-ce qu’un softphone ?

En bref : un softphone, de l’anglais « software phone », est une application qui permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, grâce à la Voix sur IP (VoIP). Il remplace le combiné physique par un logiciel, relié au standard de l’entreprise par une simple connexion internet.

Concrètement, l’application softphone affiche à l’écran ce que l’on trouve sur un poste classique : un clavier pour composer, la liste de vos contacts, l’historique, les touches de mise en attente et de transfert. La voix passe par le micro et le haut-parleur de l’appareil ou, mieux, par un casque.

On parle aussi de softphonie pour désigner cet usage : téléphoner depuis un logiciel plutôt que depuis un combiné. Le terme couvre aussi bien le programme installé sur un poste de travail que l’application mobile, dès lors qu’ils sont reliés à un service de téléphonie d’entreprise.

Comment fonctionne un softphone en VoIP ?

Un softphone repose sur la téléphonie VoIP, ou Voix sur IP. Cette technologie numérise la voix, la découpe en petits paquets de données et la transporte par le réseau internet, comme un e-mail ou une page web. Trois éléments entrent en jeu :

• Le logiciel, installé sur votre poste de travail ou votre smartphone, qui sert d’interface pour gérer vos appels.
• Le protocole SIP (Session Initiation Protocol), norme publiée par l’IETF en 2002 sous la référence RFC 3261, qui ouvre, maintient et termine les appels via internet entre le logiciel et le standard, et qui permet au logiciel d’accéder au service.
• Le standard dans le cloud, qui applique les règles d’accueil et relie vos communications au réseau téléphonique classique, vers les fixes et les portables.

Une connexion internet suffit donc : la fibre au bureau, une box à domicile, le Wi-Fi d’un hôtel ou le réseau 4G et 5G. La qualité des appels dépend surtout de la stabilité de la connexion, davantage que de son débit. Une communication vocale en VoIP utilise moins de 100 kbit/s : le codec G.711, normalisé par l’UIT-T, code la voix à 64 kbit/s, auxquels s’ajoutent les en-têtes réseau. C’est une valeur que toute connexion internet récente absorbe sans difficulté. Cette technologie a aussi un avantage pratique : elle transporte la voix, la vidéo et les messages sur le même réseau, ce qui permet de réunir toutes vos communications dans un seul outil.

Avec notre solution, le softphone n’est pas un logiciel isolé : il vient s’intégrer au standard. Votre ligne sonne sur tous vos appareils et, si vous en avez un, sur le poste de bureau. Vous décrochez sur celui de votre choix, et l’historique comme les données d’appel restent identiques partout, synchronisées dans le cloud.

Quels sont les types de softphones ?

On distingue plusieurs types de softphones selon l’appareil et la manière d’y accéder, chaque solution logicielle se présentant souvent sous plusieurs formes :

• Le logiciel pour ordinateur, à installer sous Windows ou macOS. C’est le modèle le plus complet pour une utilisation au bureau ou en télétravail, avec un casque.
• L’application mobile, à télécharger sur un smartphone. Elle permet de recevoir des appels professionnels en déplacement, avec les mêmes coordonnées qu’au bureau.
• La version web, qui s’ouvre dans le navigateur sans installation. C’est une option pratique pour une utilisation ponctuelle, mais elle dépend davantage du navigateur.
• Le softphone intégré à un autre outil, comme Microsoft Teams ou un logiciel de gestion de la relation client : on appelle un contact sans quitter son logiciel métier. On parle alors d’intégration de la téléphonie avec un CRM.

Dans une solution de softphone bien conçue, ces modèles ne s’opposent pas : on peut utiliser plusieurs appareils selon le moment de la journée. Les softphones offrent ainsi une souplesse qu’aucun poste fixe ne permet. Notre offre réunit ces usages dans un même abonnement.

Un softphone pour quels besoins et quels utilisateurs ?

Cette solution est adaptée à la plupart des entreprises, mais elle apporte le plus là où les collaborateurs bougent. Quelques exemples de situations où elle change vraiment le quotidien :

• Les commerciaux itinérants répondent aux clients entre deux visites, et leurs données d’appel restent dans l’historique de l’entreprise, pas sur un téléphone personnel.
• Les artisans et les entreprises de terrain reçoivent les demandes sur leur mobile, avec les coordonnées de la société, pendant qu’un collègue au bureau peut reprendre la main.
• Les cabinets et les agences organisent le travail à distance sans perdre la continuité de service : chacun reste joignable, où qu’il se trouve.
• Les entreprises en croissance ajoutent un utilisateur en quelques minutes, sans attendre la livraison ni l’installation d’un poste.
• Les entreprises encore sur des lignes analogiques doivent anticiper : selon l’Arcep, les offres sur le réseau cuivre d’Orange ne sont plus commercialisées depuis le 31 janvier 2026, et les lignes seront coupées par lots de communes jusqu’à fin 2030.

Sur cette base, le projet se construit simplement : on identifie qui a besoin d’un poste fixe, qui travaille en softphonie, et qui combine les deux. C’est souvent l’occasion de revoir aussi l’accueil des appels et les groupes de réponse de chaque équipe.

Softphone ou téléphone de bureau : quelle différence pour l’entreprise ?

Le téléphone de bureau, parfois appelé « deskphone » ou téléphone IP, est un appareil dédié, posé sur le bureau et branché au réseau. Le softphone, lui, est une solution logicielle. Les deux donnent accès au même standard et aux mêmes fonctions de téléphonie d’entreprise, du transfert d’appels aux groupes de réponse ; ils diffèrent surtout par l’usage.

Comparaison entre un softphone et un téléphone de bureau, critère par critère.

Le choix n’est pas exclusif. Beaucoup d’entreprises équipent l’accueil d’un poste fixe et laissent les autres collaborateurs travailler en softphonie. Une même personne peut aussi combiner les deux : le poste quand elle est sur place, l’application quand elle n’y est pas. Reste à choisir la bonne répartition pour votre organisation.

Quels sont les avantages d’un softphone pour une entreprise ?

Les softphones offrent plusieurs bénéfices concrets, qui expliquent leur succès auprès des TPE et des PME :

• Un numéro unique, partout. Vos clients composent toujours les mêmes coordonnées, et la communication vous suit d’un appareil à l’autre. Vous n’avez plus à communiquer votre portable personnel.
• La mobilité. Un collaborateur en rendez-vous, sur un chantier ou à domicile peut répondre comme au bureau, avec les mêmes fonctionnalités.
• Moins de matériel. Pas de poste à acheter pour chaque utilisateur : l’ordinateur et le portable sont déjà là.
• Une mise en route rapide. Il suffit de télécharger l’application et de se connecter avec son identifiant. Un nouvel arrivant peut bénéficier de toutes les fonctionnalités dès son premier jour.
• Des appels mieux suivis. L’historique, la messagerie vocale et les contacts sont au même endroit, et vous pouvez y accéder depuis tous les appareils.
• Un seul outil de communication. Messagerie instantanée, appels vidéo, partage d’écran et appels téléphoniques se lancent depuis la même fenêtre, sans jongler entre plusieurs services.

Pour le dirigeant, une solution de téléphonie de ce type a aussi un intérêt financier et pratique : un abonnement par utilisateur, sans infrastructure téléphonique à installer ni à maintenir dans les locaux. Ajouter un collaborateur revient à créer un compte, pas à commander et câbler un nouveau poste.

Quelles fonctionnalités attendre d’une solution softphone professionnelle ?

Un softphone professionnel ne se limite pas à passer des appels. Avec notre solution, vous retrouvez dans le logiciel de quoi gérer vos appels comme sur un standard complet :

• Gestion des appels : double appel, va-et-vient, mise en attente, et conférence à la volée jusqu’à 10 participants.
• Transfert d’appels supervisé ou direct, et renvois vers un collègue, un groupe ou un mobile, détaillés sur notre page transfert d’appel.
• Choix de l’appareil : une fonction très pratique, qui vous permet de décider pour chaque appel de passer par l’ordinateur, avec des appels via internet, par le poste de bureau ou par votre mobile.
• Présence en temps réel : une information mise à jour en temps réel vous montre la disponibilité de vos collègues, libres, absents ou déjà en communication, avant de leur passer un client.
• Messagerie vocale visuelle : les messages vocaux s’affichent à l’écran, avec leur transcription en texte.
• Messagerie instantanée et appels vidéo : messages individuels ou d’équipe, partage d’écran et de fichiers, et visioconférence selon l’offre choisie.
• Groupements d’appels : créer un groupe par service et le faire sonner en entier, avec file d’attente et débordement.
• Annuaire et intégration à vos outils : votre base de contacts, les informations d’agenda Microsoft 365 ou Google, module Outlook, et téléphonie dans Microsoft Teams, pour intégrer les appels à vos habitudes.

L’accueil des appels entrants (messages d’accueil, horaires d’ouverture, menu « tapez 1, tapez 2 ») se règle au niveau du standard, grâce au serveur vocal interactif. Chaque poste en profite directement, sans réglage individuel. Ces fonctionnalités sont gérées dans le cloud : une nouvelle fonctionnalité arrive sur tous les appareils, sans mise à jour à faire vous-même côté serveur.

Softphone gratuit ou softphone professionnel : que choisir ?

Une simple recherche fait apparaître de nombreux logiciels softphone VoIP gratuits, souvent open source, qui reposent sur la même technologie. Ce sont de bons outils techniques, mais il faut savoir ce qu’ils sont : un logiciel client, sans ligne téléphonique ni standard derrière.

Pour s’en servir, il faut d’abord un compte SIP chez un opérateur VoIP, puis saisir soi-même les paramètres de connexion (serveur, identifiant, mot de passe), et enfin assurer seul les mises à jour, la sécurité et le dépannage en cas de problème de son. Ce modèle convient à un utilisateur averti ou à un usage personnel. Il devient vite lourd dans une entreprise de plusieurs personnes, où chaque poste doit être configuré et suivi un par un.

Ce qui distingue un softphone gratuit d’un softphone inclus dans un standard professionnel.

Le bon choix dépend donc de votre besoin. Si toute l’entreprise doit rester joignable de la même façon, avec un accueil et des renvois cohérents, la solution logicielle doit faire partie d’un service complet, et non d’un assemblage de briques à maintenir. C’est ce qui distingue un simple logiciel de téléphonie d’une solution de softphone pensée pour les appels professionnels, avec un support et une sécurité gérés pour vous.

Comment utiliser un softphone ?

La mise en route se fait en quatre étapes :

1. Télécharger l’application sur votre poste de travail, ou depuis la boutique de votre smartphone.
2. Vous connecter avec votre identifiant, créé lors de la mise en service.
3. Régler l’audio : choisir le casque ou le micro dans les paramètres.
4. Passer un premier appel depuis le clavier, l’annuaire ou la liste des derniers contacts.

Pour répondre, il suffit de cliquer sur la notification qui s’affiche. Des tutoriels vidéo intégrés aident chacun à prendre l’application softphone en main à son rythme.

Côté administration, AGIL Services crée les comptes, configure le standard lors de la mise en service, peut intégrer vos lignes existantes, puis administrer les comptes pour vous. Vous n’avez aucun serveur à installer, ni aucun paramètre technique à saisir sur les postes de vos collaborateurs.

Le softphone, l’outil naturel du télétravail

Selon l’Insee, 19,7 % des salariés travaillaient hors des locaux de leur employeur au moins un jour par semaine en 2025, et plus de la moitié des cadres (51,7 %). Pour un salarié en télétravail, cet outil règle une question très concrète : comment rester joignable sur la ligne de l’entreprise sans donner son numéro personnel, ni tout renvoyer vers son portable. Avec le softphone, il travaille de chez lui exactement comme au bureau : mêmes fonctionnalités, même annuaire, et une présence visible par son équipe. Il peut aussi gérer ses groupes de réponse, en entrant ou en sortant d’un groupe selon son activité.

Le client, lui, ne voit aucune différence. Il compose les coordonnées habituelles, le standard l’oriente, et la bonne personne décroche où qu’elle soit. Pour l’entreprise, l’organisation reste lisible : les échanges ne se perdent pas dans des téléphones personnels, et l’on peut gérer un départ ou une absence depuis l’administration.

Quels prérequis réseau pour utiliser un softphone ?

• Un accès internet stable. La fibre est idéale au bureau ; à domicile, une box récente suffit dans la plupart des cas. En déplacement, la 4G ou la 5G prend le relais dès qu’elle est disponible.
• Un casque. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est ce qui permet de bénéficier de la meilleure qualité des appels : votre interlocuteur vous entend mieux, sans écho ni bruit de fond.
• Un réseau d’entreprise adapté. Au bureau, les flux VoIP doivent circuler sur un réseau IP bien dimensionné, sans être freinés par un pare-feu mal réglé ou un Wi-Fi saturé. Cette technologie demande peu, mais une infrastructure correcte garantit la disponibilité du service et une intégration propre à votre réseau existant. Les points à vérifier sont détaillés sur notre page prérequis de la téléphonie IP.

Côté sécurité, les échanges de données sont chiffrés et la plateforme est hébergée en France. Chaque utilisateur se connecte avec son propre identifiant, et l’accès d’un collaborateur qui quitte l’entreprise se coupe depuis l’administration. Si besoin, AGIL Services peut aussi vous proposer de tout mettre en place, de A à Z : accès fibre, câblage, équipements réseau et Wi-Fi.

Le softphone dans l’offre de téléphonie AGIL Services

Notre solution de téléphonie d’entreprise est un standard téléphonique dans le cloud. La solution de softphone y est incluse dans toutes les licences sauf la Licence Fixe, conçue pour un poste de bureau ou DECT uniquement :

Le softphone selon la licence choisie, avec le prix mensuel par utilisateur.

Les licences se combinent librement : un poste fixe à l’accueil, des licences Connect pour les commerciaux, une licence Premium pour la direction. La Licence Connect, qui ajoute la softphonie aux fonctionnalités de téléphonie, convient comme base à la plupart des postes. Le forfait d’appel, à la consommation, illimité France ou illimité France et international, s’ajoute selon vos besoins. La visioconférence élargie ou l’IA restent une option réservée à ceux qui en ont besoin. Notre offre se compose ainsi de briques simples, et le configurateur peut vous proposer une estimation de votre projet en quelques minutes.

Questions fréquentes sur le softphone

Quel est le meilleur softphone ?

Il n’y a pas de meilleure solution dans l’absolu. Pour un usage personnel, un logiciel gratuit peut suffire. Pour une entreprise, le meilleur choix est celui qui fait partie de sa téléphonie d’entreprise, avec toutes les fonctionnalités d’un standard : la même ligne sur tous les appareils, accueil, renvois et transfert d’appels gérés au même endroit, avec un seul interlocuteur.

Faut-il un casque pour la softphonie ?

Ce n’est pas obligatoire : vous pouvez utiliser le micro et le haut-parleur de l’ordinateur. Mais un casque adapté, filaire ou Bluetooth, améliore nettement le confort et la qualité des appels, surtout en open space ou à domicile.

Peut-on garder son numéro de téléphone actuel ?

Oui, notre offre le permet. Vos numéros fixes existants peuvent être transférés vers votre nouveau standard grâce à la portabilité. Ils sonnent ensuite sur tous vos appareils.

Le softphone fonctionne-t-il en 4G ou en 5G ?

Oui. L’application mobile, disponible sur iOS et Android, utilise la connexion de données du téléphone : vous pouvez l’utiliser en 4G, en 5G ou en Wi-Fi. La qualité dépend alors de la couverture du réseau à l’endroit où vous vous trouvez.

Un softphone est-il sécurisé pour vos données ?

Avec notre solution, la sécurité repose sur des échanges chiffrés, une plateforme hébergée en France et un accès propre à chaque utilisateur. Comme pour tout outil professionnel, il reste conseillé de protéger chaque appareil par un mot de passe ou un code.